ワープロで書類を作っていた時代が懐かしい
オフィス版のパソコンの中に入っている、様々なソフト。 ワード・エクセル・パワーポイント…etc。 使い方次第で、簡単に綺麗な書類が作れて、本当に便利になりました。
パソコンなんて代物が出る前は、ワープロという…ワードみたいな、書類作りに特化した機械があるくらい。 それでも手書きに比べたら、十分に綺麗で早く書類が作れたし修正だって簡単で、すごい世の中になったなぁ…と、思っていたものです。
しかし、パソコンが登場してからは一気に「これからの資料作りは、パソコンなんだって！」という流れになりました。 会社の要望に応えるべく、独学でワードとエクセルを習得して…早幾年。
パソコンが出たての頃は、使える人の方が少なかったので、資料作成の依頼はもっぱら手書きのメモでした。 「こういう書類を作って欲しい」と、Ａ４用紙にざっくりと鉛筆書きされて。
担当者の方の意図が理解できるまでは、何度も紙に書き出して「こういうことですか？」と確認していたものです。 「そうそう！」とお互いが納得できたら、書類作成へ―…。
紙に書き出すよりも、話を聞きながらバソコンで作成してしまったほうが早そう…と、思われるかもしれません。 でも、作りながら修正を繰り返すよりも、「こういうものが欲しい」としっかりイメージが固まった状態で、資料を作成した方が作り直しは少なくて済むのです。
面倒くさそう…と、よく言われますが、趣味でマンガを描いている私には、それほど苦ではなかったりします。 マンガでは、下書きをする前に「どんな物語を、どんな風に描きたいか」というのを、何度も紙に描きだしては、形を決めていく…"ネームづくり"という作業があるのです。
この工程をしっかりしていると、完成までの作業が早く終わる…という経験があるので、紙に描きだしていくことは、近道でもあります。 むしろこの部分をしっかりしておかないと、後で修正が大変になるのです。
紙に書き出して打ち合わせするだけで修正時間が激減します
こんなことを思い出したのは、最近…会議資料を作成した方が「またやり直しになった！こんなハズでは！！」と、嘆いておられる場面をよく見かけるからです。
職場では"パワーポイント至高主義"的なものがあるのか、会議資料の作成は常になんでもパワーポイント。 プレゼンなど…スライドショーでもするならわかりますが、動きもなにもない資料まで、すべてパワーポイントという徹底ぶり。
正直、使い勝手が悪そう…と思わずにはおれません。 文書の作成なら、ワードが一番簡単で綺麗にできるのになぁ。 修正だってしやすいし。
そんなことを思いながら、耳をダンボにして経緯を聞いていると。 上司と打ち合わせをほとんどしないで、自分のイメージで資料を作り、提出した結果「こういう感じじゃない」と、言われることが多いようです。
綺麗に作った資料を、またイチから上司の指示で作り直してゆく作業。 自分がその作業をやる訳ではないのに、想像するだけでグッタリしてしまいます。
何十ページも資料を作成する場合は、作り始める前に「こういう資料を作ろうと思います」と、紙などに書き出してみるのがよいのではないでしょうか。
打ち合わせには少し時間が必要ですが、書類作成時間と修正時間は激減するので、オススメです。
