ファイル名の工夫が仕事効率アップの近道
仕事をする上で、欠かせないものといったら、やはりパソコンではないでしょうか。 書類を作ったり、メールで業務内容のやりとりをしたり。
電話に触る日が無くても、パソコンには必ず毎日触っている気がします。
簡単に文書を作れるようになった分、気がつけば大量のファイルが、ただ乱雑に保存されているだけになっていませんか？ 必要な文書がすぐに出て来ずに、ファイルを開いては閉じの繰り返し。
挙句、文書が見つからずに、もう一度作り直す羽目になってしまった…など。 その時間、すごく勿体無いです。
だって。 ファイルを保存するときに、保存名を工夫するだけで、簡単に必要な文書をパッと開くことができるからです。
今回は私が実際に行なっている、ファイル名のつけ方をご紹介します。
フォルダ分けして安心しない。ちゃんとファイルごとに名前をつける
同じ人から届くメールに、添付してある書類名がいつも同じです。 ファイルの中身は全く違うのに、ファイル名だけ完全一致…。
これは恐らく、フォルダにはしっかり名をつけて、そこに分けて入れているから、名前が同じでも安心しておられるのでしょう。
でも、フォルダから出したファイルだけを見てみると、どうですか？ パッと見ただけで、中にいつ作った書類が入っているか、わかるでしょうか？
ファイルは、フォルダごとに管理するのではなく、面倒でもファイルごとにキチンと管理することが、仕事の効率を上げます！
例えば…ファイル名に「1」、「2」とつけるだけよりも。
日付＋ファイル名のほうが、いつ作成したか一目でわかりますし。
数字をつけると昇順に並びますが、ある1ファイルだけ前に置きたいときは「 _ 」を頭につけると、数字順じゃなく「 _ 」が先頭にきます。
「 _ 」のファイルより前に持ってきたいときは、「 __ 」と2つ重ねるとさらに前にきます。
文書名ごとにまとめるのではなく、案件ごとにまとめる
たまに文書名ごとに、書類を1つのエクセルファイルに、まとめておられる方がいます。 文書名で管理しているから「わかりやすい！」と思われているかもしれません。
しかし同じシートを複製して、増えに増えたタブの中から、目的の書類を探すのは中々に手間です。 誰かとある案件のシートだけを、共有したい…というときには、他の無関係なシートは邪魔になります。
同じまとめるなら、案件ごとにファイルを作るほうが便利です。 後から探すときに、とても便利です。
