仕事中に感じる一番ムダな時間は、書類を探すことだと思う
仕事をしていて、私が一番「無駄だなぁ…」と思うのは“書類を探す時間”。 「あの書類、どこやった？！」と、机の上から引出し、過去の書類が収めてあるロッカーまで、くまなく探す…この探している時間で、どれだけ作業が進むでしょう。
書類を探している人を見ていると、ある共通点が浮かんできます。 それは、机の上。 書類が山のように重なっているのです。
書類探しに2時間費やした…なんてことを防ぐには、どうすればいいか？ 長年、事務職をやってきて、身につけたコツをご紹介します！
簡単なので、よければ職場で使ってみてください。
書類は立てて置くことを意識する
人から書類を受取るタイミングは、なかなか選ぶことができません。 仕事量が落ち着いているときならまだしも、「今、締切ギリギリの書類作ってるのにー！！」ってときにもらうこともあります。
そんなとき。 もらった書類を机の上に「後でやるからー！」と、ただ置いておくのではなく、ちょっと一手間。
書類を受け取ったら、必ずクリアファイルに入れて、付箋に締切日時を書いて貼ります。 それを、ボックスファイルに立てて置く。 これだけでOKです！！
付箋にメモが出来なくても、とりあえずクリアファイルに入れて、ボックスファイルに立てて置いておけば、目に入ります！ それに積み重なった書類の中から、目的のものを探すより格段に早く見つけられるのです！！
クリアファイルもボックスファイルも無いときは！捨てるものを活用する！
昔は会社で使うファイルや、文具などは全て会社で購入したものを使わせてもらってました。 しかし。 不景気が進むにつれ「消耗品は、自腹で購入」という会社も増えました。
初めて「消耗品は自腹ね！」という会社に入ったときは「なんで会社で使う消耗品を、自分のお給料から出して買わなきゃいけないの？！」って、思いっきり不満でしたけど…どこ行ってもそんな感じだと、慣れますね。 感覚がマヒしてくるというか。
100均ショップなども増えてきた時期なので、大体のものはそこで揃えるようになりました。
クリアファイルも10枚で100円（消費税別）ですし。 ボックスファイルは、物によれば2組入って100円（消費税別）のものもあります！
ただ「消耗品にお金出せないよ…生活ギリギリでっ！」ってときも、多々…本当に多々ある。 そんなときは、会社で捨てられていくものを使います。
郵送されてくる、A4サイズの封筒をカットして、クリアファイルの代用品
会社宛に届く封筒で、A4の用紙が入るサイズの物（角2とも言います）を使います。 封筒に入れたとき、少し書類が見えるくらいの位置で、封筒の上部をカット。
後は、書類を入れるだけ！ これが、クリアファイルの代わりになります！！
捨てるハズの封筒を使うので、封筒そのものに書き込みしてもいいですし、汚れたら次を作ってすぐに使えるという気楽さもあります。
A4サイズのコピー用紙が入っている、段ボール箱はボックスファイルの代用品
会社ではとにかく、A4サイズのコピー用紙を使われます。 そのため、その用紙が入っている段ボール箱は、捨てられることが多いです。
一番いいのは、A4用紙が5冊入って1箱の段ボール箱。 半分…より、ちょっとだけ多目に…カット。 先ほどの封筒同様、書類を立てて入れたとき、書類が見えるようにします。
ただし、A4サイズの段ボール箱には、A4サイズの封筒は入りづらいので、段ボール箱のサイズに合わせて、封筒の端を折ってテープで留めるのがコツです。
段ボール箱の種類が選べるようであれば、A4サイズの封筒がスッキリ入るものを選ぶと手間が減ります。 A4のコピー用紙の段ボール箱って、結構大きいですからね。
しかし、作業スペース減らしてでもそれを使っていると「ボックスファイルくらい、わしが自腹で買ってやるわ！」と、社員さんに買ってもらえることもありました。
書類の位置を把握できると作業スピードが上がる
社会人になりたての頃は、何も考えずに書類を重ねて置いて、必要なときに掘り返して使っていました。 ところがある日、置いたハズの書類が見当たらなくなったんです。
探しまくって、結局別の書類に混ざって発見されたんですけど。 まぁ…そのときの面倒くささったら…「書類さえキッチリ片付けてたら、この時間使って仕事ができてたのにー！」と、強く思ったのです。
以来、どう書類を片付けておけば、次の仕事がしやすいかを考えるようになりました。 ボックスファイルは、片付いていない書類が今どれだけあるか、見た目でわかるし…「ココに片づける」と決めていれば、探す場所も1か所で済むので、とても楽です！ そしてなにより、書類がなくならないっ！！
小さな工夫ですが、仕事の効率は各段に上がります！！
