こめなべ

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働き方改革-ちょっとしたコツで仕事の効率アップ!【単語登録編】

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単語登録機能を使って仕事の効率アップ!

仕事といえば、パソコンがつきもののこの時代。
毎日、毎日、同じような言葉を、ひたすらキーボードで叩く日々。

もしも、その言葉を一日の内に何度も使うようでしたら、オススメしたいのが"単語登録機能"です。
単語登録をしておくと、キーボードを叩く回数も減るので、身体の負担も軽くなります。

それでは「どうぞよろしくお願い致します。」という文章を、単語登録してみましょう。

ホーム画面の右下にある、文字(道具箱のようなアイコン)を右クリック(もしくは、クリック)。

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すると、表示される一覧の中に「単語の登録(W)」が、出てきます。
それをクリック。

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「単語」欄に、表示させたい文字…今回は「どうぞよろしくお願い致します。」を入力。
「よみ」欄…ここには、「単語」欄に入力した文字を、どうやって呼び出すか…を、記載します。

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1文字からでも登録可能なのですが、ひらがなだけを入力してしまうと、通常の文字を検索するときに、単語まで混ざってきて紛らわしくなってしまうのです。

ここで、cometiki流・単語登録のポイント!
「よみ」欄に登録する文字は、ひらがな+数字にすること!!
例の「どうぞよろしくお願い致します。」の場合だと、「ど1」でよみを登録します。

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そうすれば通常の文字検索には引っかからず、自分が登録した単語だけを表示させることができるのです。
「ど」で始まる単語を、沢山登録するときは…あらかじめ自分ルールを設けておいて、「よみ」欄に登録するときに数字だけ「ど2」、「ど3」と変えてゆきます。

すると、すぐに出したい単語に辿り着くことができるので、とても便利です。
あまり数字の数を増やしてしまうと、訳がわからなくなるので…私は最大でも「3」までにしています。

単語登録実際の使用例-伝言メモの場合

社内メールや、ショートメッセージ機能を使って、伝言メモ「○○さんから、お電話ありました」的なやりとりをしている方も、多いと思います。
その場合、テンプレートを用意しておく…というのも一つの手ですが、単語登録をしていれば、メッセージの作成も簡単です。

私が実際に、伝言メモ用に単語登録している内容がコチラ

んで1  (女性)さまよりお電話がありました
んで1  (男性)さまよりお電話がありました
んで1  電話のあったことをお伝えくださいとのこと
んで1  また電話しますとのこと
んで1  折り返しお電話くださいとのこと
んで1  メールをご確認くださいとのこと

「よみ」欄は、すべて「んで1」。
伝言メモで使う用の単語を、まとめています。
「単語」欄には、必ず使う文章を登録しました。

これでメッセージを作成するときは…

〇〇株式会社 〇〇様
"んで1(変換キー)"→(男性)さまよりお電話がありました
"んで1(変換キー)"→メールをご確認くださいとのこと
"ど1(変換キー)"→どうぞよろしくお願い致します。

会社名と、誰から電話があったのかを入力するだけ。
あとは"んで1(変換キー)"を押して、どんどん文字を入力してゆきます。
最後に"ど1(変換キー)"で、既に登録済の「どうぞよろしくお願い致します。」を表示させれば、おしまいです!

単語登録をしたら「ユーザー辞書ツール」から「一覧の出力」をしておくとデータの保存になる!

単語登録をしたら、「ユーザー辞書ツール」から「ツール」をクリックし、一覧の中から「一覧の出力」を選択。
保存場所を決めて、定期的にテキストファイルを作成しておきます。
ファイル名の変更はしないように「 output1.txt 」のまま、保存します。

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これが、単語登録データのバックアップになるのです!!

昔は、単語登録していたデータが、ある日突然真っ白になってしまう…ということが、よくありました。
その度に、単語登録をし直していたのです。

100件近いデータを入力し直すのは、手間で、手間で…。
でも単語登録をしていると、かなり作業効率が上がるのも確か。
なんとかデータのバックアップが取れないものかと、検索してみるとテキストファイルに書き出す…という方法を見つけたのでした!

「ユーザー辞書ツール」から「ツール」をクリックし、一覧の中から「一覧の出力」を選択。
保存場所を決めて、定期的にテキストファイルを作成。

このテキストファイルを作成しておけば、単語登録側のデータが消えてしまっても、テキストファイルを取り込むことで、簡単に元の状態に戻すことができます!

「ユーザー辞書ツール」から「ツール」をクリックし、一覧の中から「テキストファイルからの登録」を選択。
保存しているテキストファイル( output1.txt )を、開くだけです。

あまり長い文章の登録はできませんが、使い方を工夫してゆけば、どんどん作業効率が上がっていきます!!
単語登録機能、ぜひ活用してみてください!!